Tietosuojaseloste
Suomen Valkonauhaliiton Järjestölähtöisen auttamistyön asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Suomen Valkonauhaliitto - Förbundet Vita Bandet i Finland ry:n Järjestölähtöisen auttamistyön asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 2.2.2025
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Valkonauhaliitto - Förbundet Vita Bandet i Finland ry
Y-tunnus 0202325-7
Liisankatu 27 A 3, 00170 Helsinki
+358 09 1351 268
044 587 44 52
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Pääsihteeri Taru Koivisto
taru.koivisto@suomenvalkonauhaliitto.fi
09 1351 268, 045 788 45 261
3. Rekisterin nimi
Suomen Valkonauhaliitto - Förbundet Vita Bandet i Finland ry:n Järjestölähtöisen auttamistyön Asiakasrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Suomen Valkonauhaliiton järjestölähtöisen auttamistyön asiakkuuksien hoitaminen. Käsittely voi perustua myös suostumuksee.
5. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisterinpitäjä käsittelee Asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
-
henkilön nimi
-
syntymävuosi
-
kotikunta
-
sukupuoli
-
puhelinnumero
-
sähköpostiosoite
-
asiakkaan käyntipäivät ja käynnin kesto sekä työntekijän nimi
-
yhteydenoton aihe (yksilökäynti, ryhmäkäynti, perhekäynti)
-
laskutustiedot
Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys asiakkuuden syntymiselle.
6. Tietolähteet
Suomen Valkonauhaliiton asiakasrekisteriin talletetut henkilötiedot saadaan asianomaisen itsensä antamana. Alaikäisen lapsen tiedot antaa lapsen huoltaja. Suostumus tietojen tallentamiseen pyydetään kirjallisesti.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirrot
Asiakkuuteen liittyvien tietojen luovutukset: Ainoastaan tilastot ja käyntimäärät voidaan luovuttaa toiminnan rahoittajatahoille.
Emme luovuta henkilötietoja EU:n/ETA alueen ulkopuolelle.
Suomen Valkonauhaliitto noudattaa Lastensuojelulain 2007/417, 5. luku, § 25:ssä ja Rikoslain 1889/39, 15 luvun 10 §:ssä määrättyä ilmoitusvelvollisuutta.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa. Tietokoneella olevan asiakasrekisterin osalta on tarvittavat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Asiakasrekisterin tietoja ovat oikeutettuja käsittelemään ainoastaan henkilöt, joille on rekisterin ylläpitäjä määrittänyt käyttöoikeudet henkilökohtaisina. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä. Tiedot hävitetään turvallisesti ja viranomaisohjeiden mukaan.
Asiakkuuteen liittyviä tietoja tallennetaan ja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta on tarpeen, kuitenkin enintään viisi (5) vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen. Manuaalista aineistoa säilytetään kaapissa, johon ainoastaan asiakastyötä tekevällä henkilökunnalla on pääsy. Sähköistä aineistoa säilytetään salasanoilla suojatulla tietokoneella, jolle ainoastaan konetta käyttävällä työntekijällä on pääsy.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
puh. 0295666700, tietosuoja@om.fi
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia.
Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla liiton kotisivuille asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Suomen Valkonauhaliiton Jäsenrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Suomen Valkonauhaliitto - Förbundet Vita Bandet i Finland ry:n Jäsenrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 2.2.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Valkonauhaliitto - Förbundet Vita Bandet i Finland ry
Y-tunnus 0202325-7
Liisankatu 27 A 3, 00170 Helsinki
+358 09 1351 268
044 587 44 52
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Pääsihteeri Taru Koivisto
taru.koivisto@suomenvalkonauhaliitto.fi
+358 09 1351 268, 045 788 45 261
3. Rekisterin nimi
Suomen Valkonauhaliitto - Förbundet Vita Bandet i Finland ry:n Jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Suomen Valkonauhaliiton yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
-
Jäsenpalvelut
-
Jäsenviestintä
-
Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
-
Varainhankinta
5. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:
Rekisteröidyn henkilön perustiedot kuten
-
Henkilön nimi ja kotipaikka
-
Henkilön ikä
-
Rekisteröidyn henkilön yhteystiedot ja jäsenyyteen liittyvä tietosisältö:
-
sähköposti
-
puhelinnumero
-
osoite
-
-
Jäsenyystiedot (jäsenyyslaji, jäsenyyden kesto)
-
Luottamustoimet Suomen Valkonauhaliitossa
-
Vapaaehtoisroolit
-
Ansiomerkit
-
Jäsenmaksutiedot
Yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten Y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot.
Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.
6. Tietolähteet
Suomen Valkonauhaliiton jäsenrekisteriin talletetut henkilötiedot saadaan seuraavista lähteistä: Rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään, jäsenen käyttäessä Suomen Valkonauhaliiton palveluita, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Kyseessä on Suomen Valkonauhaliitto-Förbundet Vita Bandet i Finland ry:n liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirrot
Emme luovuta henkilötietoja EU:n/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja Suomen Valkonauhaliiton arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
puh. 0295666700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se, erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.