Suomen Valkonauhaliiton Rekisteri- ja tietosuojaseloste

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Suomen Valkonauhaliitto-Förbundet Vita Bandet i Finland ry:n

rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 15.5.2018. 

 

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Valkonauhaliitto-Förbundet Vita Bandet i Finland ry

Y-tunnus 0202325-7

Liisankatu 27 A 3, 00170 Helsinki

+358 09 1351 268

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Pääsihteeri Irja Eskelinen

irja [dot] eskelinen [a] suomenvalkonauhaliitto [dot] fi

+358 09 1351 268 

 

3. Rekisterin nimi

Suomen Valkonauhaliitto - Förbundet Vita Bandet i Finland ry:n asiakas- ja jäsenrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Suomen Valkonauhaliiton yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

- Jäsenpalvelut

- Jäsenviestintä

- Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

- Varainhankinta

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

Rekisteröidyn henkilön perustiedot kuten

  • henkilön nimi ja kotipaikka
  • henkilön ikä

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.

Rekisteröidyn henkilön yhteystiedot ja jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten:

  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • osoite
  • jäsenyystiedot (jäsenyyslaji, jäsenyyden kesto)
  • luottamustoimet Suomen Valkonauhaliitossa
  • vapaaehtoisroolit
  • ansiomerkit
  • jäsenmaksutiedot

 

Yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten Y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot

 

Asiakkuuteen liittyviä tietoja kuten:

  • mahdollinen yhteydenoton aihe
  • tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
  • laskutustiedot
  • muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

 

​6. Tietolähteet

Suomen Valkonauhaliiton asiakas- ja jäsenrekisteriin talletetut henkilötiedot saadaan seuraavista lähteistä esim. rekisteröidyiltä asiakkailta itseltään, asiakkaan tai jäsenen käyttäessä Suomen Valkonauhaliiton palveluita, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.  

 

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

 

Kyseessä on Suomen Valkonauhaliitto-Förbundet Vita Bandet i Finland ry:n liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

 

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirrot

Emme luovuta henkilötietoja EU:n/ETA alueen ulkopuolelle.

 

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa kaapeissa.

 

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja Suomen Valkonauhaliiton arkistointia koskevat vaatimukset.

 

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

 

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

 

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.